Een UCI licentie, hoe werkt dat eigenlijk?

BEAT Cycling Club

Yes! Voor het tweede jaar op rij heeft de BEAT wegploeg haar Continentale licentie van de Internationale Wielerunie, de UCI, mogen ontvangen. Mooi nieuws voor de club! Dit houdt in dat we komend seizoen met onze wegploeg onze neus weer aan het venster gaan steken in het profpeloton. Maar hoe kom je aan zo’n licentie? We nemen je graag mee in de werking van de licentieaanvraag.

Feestje na bureaucreatisch circus
Edwin Gulickx, medeoprichter van BEAT, is erg blij met dit nieuws. Hij was de afgelopen maanden samen met team coördinator Theo Maucher en medeoprichter Geert Broekhuizen hard aan het werk om de licentie rond te krijgen: Ik ben er blij mee dat het weer rond is. Het is toch elk jaar weer een feestje als je het hele bureaucratie circus weer achter de rug hebt. We kunnen nu weer gaan doen wat we echt leuk vinden: de weg op en koersen!”

Hoe werkt zo’n licentieaanvraag nu eigenlijk? 
We nemen je mee in het proces. Het klinkt misschien simpel, je vraagt een licentie aan en daarna krijg je deze. Maar er zit veel meer achter dan dat. We moeten een heel proces door om de goedkeuringen rond te krijgen.

Stap 1: welke puzzelstukjes heb ik?
Het begint allemaal al halverwege het voorgaande seizoen, als we nadenken over het jaar erop. Wat zijn de doelstellingen en welke renners en materialen hebben we nodig? Zo kwamen we bijvoorbeeld met KOGA in gesprek om de club van fietsen te voorzien, vervolgens zijn we ook op zoek gegaan naar nieuwe partners voor materialen om de fiets aan te kleden en kwamen we uit op XLC en San Marco. Ook is Hertz aan boord gekomen om ons van een wagenpark te voorzien. Het hele voorbereidingsproces bestaat uit tientallen van dit soort beslissingen. Welke kosten moet ik straks maken? En wat krijg ik gesponsord? Aan de hand van al deze puzzelstukjes kun je al een eerste beoordeling maken of je alles rond gaat krijgen.

Stap 2: eerste versie budget en een simpel mailtje
Het plan verwerken we in een eerste versie van het budget voor 2019. Tegelijkertijd ontvangen we vanuit de KNWU de instructies voor het seizoen 2019. Dit bestaat uit het standaard boekje vanuit de UCI met de regelementen en aanvullende instructies vanuit de Nederlandse bond. Belangrijke wijzigingen dit jaar: de KNWU zal strenger gaan controleren of de renners daadwerkelijk een arbeidscontract hebben en of het team beschikt over de juiste verzekeringen.

Als de eerste versie van het budget er goed uitziet komt het Go/NoGo-moment. Gaan we een aanvraag indienen? Dat doen we! Begin oktober leveren we onze intentieverklaring in bij de KNWU. Stel je hier niet teveel bij voor, het is uiteindelijk niet meer dan een eenvoudig mailtje: “Hierbij verklaar ik dat wij voornemens zijn in 2019 als Continental Team aan te sluiten bij KNWU en UCI”.

Stap 3: de papierwinkel
Dan begint het echte werk met het aantrekken van ontbrekende renners en het vastleggen van alle afspraken. Afspraken met partners voor zover die nog niet op papier stonden en afspraken met de renners en de staf. Voor de renners hanteren we daarbij het standaard UCI-contract. Wat daarna volgt is een circus van ondertekeningen (alles in drievoud) via afspraken, e-mails en de reguliere post. Halverwege het proces ligt er een grote stapel contracten op kantoor, klaar voor scannen en verwerken.

Alle documenten moeten dit jaar voor het eerst in een digitale UCI-omgeving worden ingegeven. En hoe gaat dat bij de oplevering van nieuwe digitale omgevingen? Met horten en stoten uiteraard. Maar we krijgen er alles ingepropt.

De hele controle van de papierwinkel ligt vervolgens bij de KNWU. Die stempelt af en accordeert het hele spul richting de UCI. Gelukkig hebben we een goede samenwerking met de KNWU en ruimen we alle hobbels gezamenlijk één-voor-één op.

Stap 4: het design van het shirt
Onderdeel van het proces is dat een design van het wegshirt moeten worden ingeleverd ter goedkeuring. Het design is niet zo moeilijk, als BEAT hebben we immers het standaard eigen clubshirt. Dit jaar prijken een aantal partners met naam en logo op het shirt: Isostar, AGU, Hertz, KOGA, Reynolds en Rebel. Samen met de designafdeling van AGU maken we hiervoor een vet ontwerp.

Een belangrijke claim vanuit de UCI op het shirt is dat het UCI Europe Tour logo op de rechterborst wordt geplaatst. Helaas zijn argumenten dat dit een belangrijke partnerplaats is, die nu niet te gelde gemaakt kan worden, niet aan de UCI besteed.

Stap 5: het financiële plaatje rondmaken
Onderdeel van het proces is het definitieve budget. We besluiten om voor 2019 een budget van 400.000 euro te gaan hanteren. Dit is inclusief de geschatte waarde van gesponsorde bedragen. Ter vergelijking: een Pro Continentale ploeg werkt met budgetten vanaf 2 miljoen euro en een World Tour team met meer dan 10 miljoen.

Het budget moeten we aanleveren in een UCI-standaard, waarin je laat zien dat je een sluitend budget hebt. Daar voeg je een accountantsverklaring bij. Dit houdt in dat de accountant verklaard het budget gecontroleerd te hebben en hij dit een realistische begroting vindt. Ook sluiten we voor alle renners en staf een verzekering af.

Al snel begint ook het grote betalen, eind oktober maken we maar liefst 6.500 euro aan de UCI voor de licentieaanvraag. Dit bedrag is enkel en alleen voor de inschrijving.Daarnaast hebben we een bankgarantie nodig om aan de KNWU te verstrekken. Dat houdt in dat we een deel van alle salarissen afdekken voor het geval dat dit een keer niet goed loopt. Dat is wederom een verplichting voor alle ploegen. Een partner van BEAT staat hierbij garant voor de benodigde 25.000 euro.

Stap 6: de juiste materialen
Ook het materiaal moet voor de licentie in orde zijn. Eind december moet er een overzicht worden ingeleverd met welke materialen wij van welke partners gaan gebruiken. Het is dus zaak om dit op tijd in orde te hebben. Hierover las je eerder al meer op onze website.

Stap 7: wachten en refreshen
Het is dus een heel proces om zo’n licentie aan te vragen. Uiteindelijk maakt dit het feest natuurlijk nog groter als de UCI dan alles goedkeurt. Na zoveel werk verwacht je natuurlijk heel wat van die goedkeuring, maar ook dit ligt bij de club zelf. We moeten namelijk gewoon de website van de UCI in de gaten houden. Zodra BEAT Cycling Club in het rijtje met teams staat, is alles goedgekeurd. En dat is nu het geval